Règlement intérieur

TITRE 1 – LES OBLIGATIONS DES MEMBRES DU CONSEIL

Les Membres du Conseil, sous l’autorité du Président ou d’un Vice-Président, se répartissent en fonction de leur compétence les tâches diverses de gestion de la Société, non directement attribuées par les Statuts, et doivent consacrer à celles-ci au minimum l’équivalent de deux demi-journées par mois.
La candidature au Conseil implique l’acceptation de ces obligations. Elle sera éventuellement assortie de l’indication des compétences.

TITRE 2 – LES ACTIVITES COLLECTIVES

La Société Entomologique de France tient des réunions, des colloques, des journées d’études et organise des réunions décentralisées ou des voyages collectifs. Ces manifestations sont apériodiques. Elles sont organisées par le bureau et approuvées par le Conseil qui constitue si nécessaire un comité ad hoc présidé par le Président en exercice ou l’un des deux Vices Présidents.
Le programme et l’horaire de ces manifestations sont portés à la connaissance des Sociétaires au moins un mois à l’avance soit par des convocations individuelles, soit par tout autre moyen de communication (Bulletin, Feuille de liaison, site Internet). Leur organisation matérielle est de la responsabilité du Secrétaire Général.
Il est tenu procès-verbal de toutes les manifestations à caractère collectif ou des réunions qui sont susceptibles d’engager la Société. Les procès-verbaux sont communiqués en temps utile au rédacteur du Bulletin pour insertion dans le compte rendu des séances.

TITRE 3 – LES COMMISSIONS

La Société entomologique de France comprend cinq commissions ordinaires :

• la Commission de la Bibliothèque (cf; § 4.4) ;
• la Commission des Publications (cf; § 5.3) ;
• la Commission des Prix (cf; § 6.2) ;
• la Commission des Collections (cf; § 4.5) ;
• la Commission de la Communication (cf; § 5.5).

Et une commission spéciale :

• la Commission spéciale des Annales de la SEF (cf; § 5.4).

Les Membres des Commissions ordinaires sont désignés pour 3 ans par le Conseil sur proposition du Bureau. Chaque Commission désigne en son sein un Président en place également pour 3 ans. Les Présidents des Commissions rendent compte chaque année à l’Assemblée Générale des travaux effectués. Les Commissions se composent d’au moins 3 membres de la SEF, avec voix délibérative. Elles peuvent comporter des bénévoles ou des personnalités non membres, avec voix consultative.
La Commission de la Bibliothèque comprend obligatoirement les deux Bibliothécaires prévus par les statuts.
La Commission des Publications comprend obligatoirement l’un des deux Rédacteurs du Bulletin, le Directeur des Annales et celui de « l’Entomologiste ».
La Commission de la Communication comprend obligatoirement le Président de la SEF (ou l’un des Vice-Présidents désigné) et le Secrétaire général. Si des Sections sont créées conformément au Titre 7, leurs Responsables font de droit partie de la Commission correspondant à l’activité de leur Section.

TITRE 4 – LA BIBLIOTHEQUE

La Bibliothèque de la Société entomologique de France est placée sous la responsabilité du Bibliothécaire. Celui-ci peut déléguer des pouvoirs au Bibliothécaire-Adjoint.
Le Bureau peut lui adjoindre autant d’Attachés-Bibliothécaires que nécessaire pour les tâches courantes.

4.1- Fonctionnement
Les horaires d’ouverture de la bibliothèque sont décidés par le Bureau en fonction de la conjoncture, sur proposition du Bibliothécaire. Deux demi-journées sont en principe retenues pour cette activité, les mercredis et certains samedis de 14 à 17 heures, hormis pendant les mois de juillet et août, ainsi que les jours fériés et la veille de jours fériés.
La Bibliothèque comporte 5 types de documents : les ouvrages, les périodiques, les manuscrits, les tirés à part et les supports informatiques. Les ouvrages sont classés en catégories : usuels, précieux et courants.
Les collections d’insectes appartenant à la SEF sont considérées comme des ouvrages de référence attachés à la Bibliothèque.
Leur gestion est confiée à la Commission des collections.
Les collections d’insectes ne peuvent pas faire l’objet de prêt ou d’aliénation sans accord du Conseil d’administration.

4.2- Accès
L’usage de la Bibliothèque est réservé aux membres de la Société, à jour de leur cotisation.
Sont en outre admis les chercheurs du Laboratoire d’Entomologie du Muséum d’histoire naturelle de Paris par l’intermédiaire d’un responsable de la bibliothèque interne du Laboratoire.
A titre exceptionnel, les entomologistes étrangers de passage en France et des stagiaires français ou étrangers peuvent avoir accès à la bibliothèque après accord du Bureau ou de son représentant qualifié.
La fréquentation de la bibliothèque est contrôlée par un cahier d’accueil. L’accueil en salle de lecture est assuré par une permanence d’au moins une personne accréditée par le Bibliothécaire.

4.3- Consultation – Prêts
Seuls les ouvrages courants et les périodiques peuvent faire l’objet de prêts courants. La durée normale des prêts est de 30 jours, renouvelable sur présentation si les documents n’ont pas entre temps été demandés par un autre lecteur.
Les usuels reliés (Bulletin et Annales de la SEF) et certains ouvrages en accès libre dans la salle de lecture ne peuvent être empruntés que pour une semaine (d’un jour d’ouverture au jour d’ouverture suivant).
Tous les autres types de documents ne peuvent pas être prêtés et doivent être consultés sur place.
La procédure de prêts est explicitée dans le Règlement particulier de la Bibliothèque qui précise également les procédures d’utilisation des ouvrages (fichiers, enregistrement, catalogage, photocopie, photographie, etc.)
Les prêts sont obligatoirement consignés sur un « livre de prêts » unique sous la responsabilité du Bibliothécaire ou d’une des personnes accréditées.
Par principe, ce sont les responsables de l’accueil, ou les bénévoles qui les assistent, qui prélèvent et reclassent les livres et périodiques dans les rayonnages en dehors de la salle de lecture.
Si leur nombre est insuffisant, les sociétaires identifiés pourront être autorisés à le faire eux-mêmes. Ils sont alors tenus de respecter strictement les consignes données, en particulier en installant un « fantôme » au moment du retrait des rayons.
Le non-respect des délais de prêt entraînera un rappel par courrier et le refus de tout nouveau prêt, jusqu’à retour à l’ordre.

4.4- La Commission de la Bibliothèque
La Commission de la bibliothèque est le conseiller scientifique du Bibliothécaire. A ce titre, elle se réunit selon les besoins.
Elle émet des avis pour :

• toute évolution des systèmes de classement des ouvrages et périodiques ;
• les achats d’ouvrages et de matériel spécifique ;
• les souscriptions à des périodiques ;
• les échanges d’ouvrages et de périodiques avec d’autres bibliothèques ;
• les opérations de reliure d’ouvrages et de périodiques.

Elle peut susciter des analyses d’ouvrages d’entomologie nouvellement édités, et à ce titre elle prend tous contacts nécessaires avec les éditeurs ou auteurs d’ouvrages présentant un intérêt évident pour la bibliothèque. De même les ouvrages nouveaux reçus par le Secrétaire Général ou le Bibliothécaire, lui sont systématiquement communiqués pour analyse éventuelle. Elle transmet ces analyses à la Commission des publications, pour suite à donner.

4.5- La Commission des collections
La Commission des Collections a la responsabilité du rangement et de l’entretien des collections d’insectes de la Société entomologique de France, qu’elles soient conservées dans les locaux de la SEF ou dans ceux du Muséum.
Elle fixe les conditions dans lesquelles celles-ci pourront être consultées, en accord avec le Bibliothécaire ou avec le responsable des collections du Muséum.
Elle fait rapport au Conseil sur l’acceptation des legs de collections qui peuvent être faits à la Société en précisant notamment les conditions dont ces legs doivent selon elle être assorties et la possibilité de les mettre en dépôt au laboratoire d’Entomologie du Muséum.

TITRE 5 – PUBLICATIONS ET COMMUNICATION DE LA SOCIETE ENTOMOLOGIQUE DE FRANCE

5.1- Les publications

• Le « Bulletin de la Société entomologique de France » est publié sous la responsabilité scientifique et éditoriale du rédacteur en chef.
• Le Bulletin publie le comptes rendus de la Société et les informations sur la vie de celle-ci jugées nécessaires par le Conseil, ainsi que les articles envoyés par ses membres (en règle avec le Trésorier), après étude par le responsable du Bulletin et avis du Comité de Lecture.
• « L’Entomologiste » est publié sous l’égide de la SEF sous la responsabilité scientifique et éditoriale de son directeur.
• Les « Mémoires de la Société entomologique de France » sont publiés sans périodicité, sous la responsabilité scientifique et éditoriale du rédacteur en chef du Bulletin.

5.2- Les Annales de la Société entomologique de France
Les Annales de la Société entomologique de France constituent une publication de la Société qui jouit d’une autonomie de sa politique éditoriale et de sa gestion budgétaire.
Elle est directement dirigée par l’action concertée du Directeur de la publication et du Rédacteur en chef, avec l’aide consultative de la Commission spéciale des Annales et sous la responsabilité budgétaire du Trésorier-adjoint de la Société.
La comptabilité des Annales est consolidée chaque année dans celle de la Société.

5.3- La Commission des publications
Elle se réunit au moins une fois par an, sur convocation de son Président et après consultation du Président
et du Secrétaire Général de la Société. Elle donne son avis sur les publications de l’exercice en cours et fait des propositions sur la politique à poursuivre.
La Commission des Publications comprend obligatoirement un membre délégué par la Commission des Annales.

5.4- La Commission spéciale des Annales
Le Conseil d’administration de la Société désigne le Directeur et le Rédacteur en chef des Annales pour un mandat de quatre ans renouvelable. Ceux-ci dirigent la politique éditoriale de la revue. Ils organisent la composition de la Commission des Annales qui a un rôle consultatif et désigne en son sein son président.
Le Trésorier de la Société délègue au Trésorier-adjoint la responsabilité de la gestion budgétaire des Annales assurée en accord avec la Commission des Annales.
Le Secrétaire général et le Trésorier-adjoint de la Société sont membres de droit de la Commission des Annales.

5.5- La Commission de la Communication
Cette Commission est chargée du rayonnement de la SEF vers les sociétaires, vers les autorités et les organisations concernées par l’action de la SEF pour promouvoir l’Entomologie.
L’un des membres du Bureau est désigné par celui-ci comme « Directeur de la communication de la SEF ». Il est de ce fait président de la Commission de la communication.
Outre le Président de la SEF (ou un Vice-président) et le Secrétaire général, tous deux membres de droit à voix délibérative, cette commission comprend des membres ordinaires à voix délibérative et des « délégués régionaux » à voix consultative, tous choisis sur la base du volontariat par le Conseil d’administration.
Les membres à voix délibératives constituent le « comité de pilotage » de la commission.
Le rôle des délégués est de relayer dans leur zone de résidence les actions décidées par la Commission. En retour, ils informent la SEF de tout ce qui peut la concerner localement.
Leur rôles et leurs attributions sont détaillés dans un document particulier sur lequel ils s’engagent formellement.

TITRE 6 – PRIX DÉCERNÉS PAR LA SOCIÉTÉ ENTOMOLOGIQUE DE FRANCE

NOTA : Dans le paragraphes qui suivent, le mot « travail » désigne uniquement un ouvrage entomologique imprimé ou une série constituée d’ouvrages (livre, étude, catalogue, thèse, etc.). Il ne désigne pas la simple activité entomologique d’un individu ou d’un groupe.
Les mots « candidats » et « candidature » désignent le ou les auteurs de ce « travail », publié avant la réunion annuelle de la Commission.
Tout membre de la SEF peut proposer un « travail » à l’examen de la Commission des prix, laquelle est souveraine dans les choix qu’elle propose au vote de l’Assemblée générale des membres de la SEF.

6.1- Les prix

Les prix de la Société comprennent actuellement :

1. Le Prix DOLLFUS créé en 1873 (cf. Ann. Soc. ent. Fr., 1875, Bull. p. XLVII-L) décerné à un travail se rapportant « …à la classe des Insectes de quelque ordre que ce soit » et qui « par sa valeur scientifique… conviendra le mieux à l’instruction des débutants en entomologie ».
2. Le Prix CONSTANT créé en 1906 (cf. Bull. Soc. ent. Fr., 1906, p. 266-268) décerné à un travail « se rapportant… de préférence à…l’ordre des Lépidoptères ».
3. Le Prix PASSET créé en 1914 (cf. Bull. Soc. ent. Fr., 1914, p. 102-105) décerné à un travail « le plus utile à l’entomologie générale… et qui aura le mieux et le plus particulièrement traité des larves ».
4. Le Prix GADEAU DE KERVILLE créé en 1926 (cf. Bull. Soc. ent. Fr., 1926, p. 115-116) décerné à « un travail biologique »… »concernant un groupe d’Arthropodes, même si ce travail est réduit à une seule espèce »,… « le mot biologique étant pris dans son acception la plus large » (« parasitologie, entomologie agricole ou appliquée, biogéographie,… étude faunistique contenant des renseignements sur les moeurs dans une proportion… suffisante ».
5. Le Prix Maurice et Thérèse PIC créé en 1944 (cf. Bull. Soc. ent. Fr., 1949, p. 4-5) décerné à « un travail de systématique établi en vue de faciliter la détermination des espèces et variétés d’un groupe de Coléoptères ou d’Hyménoptères »… « de préférence attribué à un ouvrage tenant compte de la nomenclature des variétés ».
6. Le Prix REAUMUR créé en 1960, décerné à un travail de biologie, le mot biologie étant pris dans son sens le plus large ».
7. Le prix spécial Paul PESSON qui est un prix d’encouragement.

6.2- La Commission des prix
La Commission des prix examine les candidatures ou recherche des candidats pour les différents prix de la Société. Tout membre de la Société peut présenter un candidat ou faire acte de candidature lui-même.
La Commission présente chaque année un candidat pour chacun des prix de la Société (ou plusieurs candidats s’il s’agit d’oeuvres collectives) et prend en charge la préparation des rapports sur ces candidats, rapports soumis au vote de l’Assemblée Générale.
Elle tient dans ce but une réunion annuelle. Cette réunion est fixée par le Président de la Commission après consultation du Secrétaire Général et du Président de la Société, à une date convenable pour permettre la rédaction des rapports destinés à l’Assemblée Générale.
Au cours de cette réunion la Commission désigne un ou plusieurs rapporteurs pour chaque prix, ces rapporteurs pouvant être choisis en son sein ou en dehors d’elle, en fonction de leurs compétences.
En l’absence de candidat valable, l’annuité d’un prix peut été réservée.
La Commission peut proposer éventuellement un prix pour un ensemble de travaux sur un sujet donné.

6.3- Attribution des Prix
Les Prix de la Société entomologique de France sont destinés à des travaux rédigés en langue française, quelle que soit la nationalité de leurs auteurs ; ils peuvent être exceptionnellement décernés à un ouvrage dont l’original est rédigé dans une autre langue lorsqu’il existe une édition française à cet ouvrage. Le Prix est dans ce cas décerné à l’auteur ou aux auteurs de l’ouvrage, non à l’auteur de la traduction.
Les Prix de la Société sont honorifiques. Ils sont marqués par la remise d’un diplôme.

TITRE 7- SECTIONS

7.1- Rôle des sections
Pour les aider à développer les activités de la SEF dans des domaines particuliers, les Commissions s’appuient sur des Sections dont le Responsable est désigné par le Bureau, sur proposition du président de la Commission concernée. Le nombre des sections n’est pas limité.
Une section ne peut pas servir à étudier un groupe d’insectes ou un domaine scientifique particulier.
Les sections ont un rôle:

• de renfort des Commissions en organisant, seules ou en coopération avec des organismes extérieurs, des réunions techniques, des séances de travail, etc.
• d’expertise, en étudiant de leur propre initiative ou à la demande du président de la Commission de rattachement certaines questions particulières.

Les sections gèrent leurs activités de façon autonome en conformité avec la politique générale de la Société entomologique de France. Elles soumettent, pour approbation, leurs projets au président de la Commission de rattachement qui assure la coordination éventuelle de ces activités.
Les Responsables de Section ou un représentant désigné par ceux-ci, peuvent, sur demande du Bureau, participer aux réunions du Conseil d’Administration à titre consultatif où ils rendent alors compte des activités de leur section.

7.2- Membres
Tout membre actif de la Société entomologique de France et tout bénévole agréé peut se porter candidat pour participer aux activités des Sections. Les candidatures sont examinées par le président de la Commission de rattachement qui statue sur les suites à donner.

7.3- Règlement intérieur
La Section peut se doter au besoin d’un règlement intérieur qui est soumis à l’approbation du président de la Commission de rattachement.

TITRE 8- GESTION DU LEGS GERMAINE COUSIN

Mademoiselle Cousin a légué en 1993 à la Société entomologique de France, une somme destinée à attribuer des bourses et des prix à des chercheurs amateurs ou professionnels, en entomologie pure ou appliquée.
La gestion et l’attribution des bourses sont mise en oeuvre par un Comité de gestion assisté d’un Conseil scientifique.
La périodicité d’attribution des bourses est fixé par le Conseil d’administration, en fonction des ressources, sur proposition du Comité de gestion.

8.1- Le Comité de gestion
Il est composé:

• de 3 membres du Conseil d’administration de la SEF, qui sont le Président en titre de la SEF, le Secrétaire général et le Trésorier.
• et de 3 membres du Conseil scientifique.

La présidence du Comité de gestion est assurée par le président en titre de la SEF.
Le Comité de gestion a pour rôle :

• d’assurer la gestion financière du legs.
• de décerner les bourses et prix en s’appuyant sur les propositions du Conseil scientifique. Dans le cas des soutiens pluriannuels, il y a lieu de demander chaque année l’avis du Conseil scientifique sur l’opportunité de continuer ou d’interrompre le soutien.
• de faire toutes opérations de versements aux bénéficiaires.

La comptabilité, distincte de celle de la SEF, doit être approuvée par le Conseil d’Administration. Il est rendu compte annuellement, à l’Assemblée générale, des choix des candidats et des montants des bourses et prix attribués.

8.2- Le Conseil scientifique
Il est composé d’un président choisi et désigné par le Conseil d’Administration de la SEF pour un mandat de 3 ans renouvelable.
Il propose au président de la SEF les noms de ses conseillers désignés pour un mandat de 3 ans renouvelables.
Le Conseil peut consulter des experts de son choix pour toute question non couverte par les compétences de ses membres.
Le Conseil scientifique a pour rôle:

• de proposer au Comité de gestion les meilleures des candidatures de chercheurs pour des bourses et des prix destinés à soutenir l’entomologie française.
  Par « chercheur » on entend un entomologiste amateur ou professionnel effectuant des recherches, que ce soit en laboratoire, chez lui, sur le terrain, en consultation dans les musées français ou étrangers, etc., sans restriction de nature socioprofessionnelle.
  Les secteurs à couvrir sont désignés en termes généraux par le Conseil d’Administration de la SEF, et dans ceux-ci le Conseil scientifique a pour rôle :
• de proposer, compte tenu de l’enveloppe budgétaire disponible, le nombre, la durée et le montant des aides pour les cas retenus ;
• de désigner un parrain pour chaque lauréat.
  Le rôle du parrain est :
• d’assumer le suivi des études subventionnées dont il rend compte au Conseil scientifique ;
• pour les soutiens pluriannuels, d’émettre chaque année un avis sur l’opportunité de poursuivre l’aide accordée.